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文 | 董楼主

前两天跟朋友聊起工作来，他有些沮丧地说以前觉得工作很累太难了，现在觉得工作多累都不怕，最怕的是你所做的事情没有意义。

职场人有两大痛点时常遭人抱怨：一是各种无意义开会，二就是形式类工作，原因是觉得没用且浪费时间。

有此抱怨的人往往又是勤勤恳恳想做事情的人，形式主义会损耗他们的积极性，导致整个团队氛围变差。

我的朋友就是因为公司要求填日报、周报、月报、月度计划、月度KPI、月度总结等，而日报、月度总结等工作并没有发挥实际价值，所以他感觉特别心累。

年终总结几乎每个公司都有，而日志/日报却颇受争议。

那写日志是不是在浪费时间？要如何管理每日工作？

是否浪费要看如何使用，用好了是增效工具，用差了就是累赘摆设。

在华为的“心声社区”中有一篇《任总在个人绩效管理优化工作汇报会上的讲话》，任总提到了公司写日志的问题，他说过去是因为市场人员撒得开，管理体系跟不上，只能通过写日志来看他的工作。随着组织建设完善，并不需要强调写日志。而文员、主管都在一起工作，每天工作成果都看得见，完全没必要写日志。

过去看不见，所以要求写日志；现在看得见，为什么也要写？这就是浪费了我们作战的宝贵“弹药”。——任正非

写日志到底是不是在浪费宝贵的弹药？这要看日志是否发挥了它的价值。

管理者要求员工写日志，是为了了解员工工作情况，评估员工工作量。员工写工作日志，可以理清一天的工作，便于总结提升。

海尔集团有个大力推行的日清工作法，要求员工当日事当日毕，每天进步提高一点点，也就是"日事日清，日清日高“，这其中一个工具就是《日清表》。员工每天对每天的工作复盘，自己为当天表现评分，促使自己进步。

既然工作日报对管理者与一线员工都有意义，那为什么还会遭人诟病？

我想有两点原因：一是重复劳动，二是信息不实。

任正非谈到主管看得见文员工作，就没必要再写日志。这里写日志就是重复劳动，确实是浪费弹药。

在实际工作中，领导会关注下属的重点任务，询问员工工作进展。员工在任务异常或有阶段性成果时，也会进行汇报。如果再填工作日志就相当于将这部分信息再搬运一遍，“嚼过的梨子自然不甜”。

除了重复劳动打击员工积极性，信息不实也会让工作日报的价值大大降低。

很多工作并不能简单地去用时间衡量，尤其是创作型活动。比如，一个设计师用了半天时间搜集同行业信息，然后用3个小时思考设计方案，最后用5分钟做了一个LOGO。搜集信息、思考方案、设计LOGO这些活动的时间都是弹性的，有时候没有灵感，可能会思考更长时间，这个过程没有输出成果，领导可能就会觉得你把时间浪费掉了。

最近闹得沸沸扬扬的某创始人事件，要求设计师一天设计100张图供领导选择。在某些领导眼里，只有“图”是输出成果，抖音里15秒就能设计一张海报，你一天设计100张图不挺正常吗？

“上有政策，下有对策”，员工为了让自己看起来工作量饱满，就会将一件事拆成几件事，将某些工作时间刻意延长，于是，填日志就成了一项形式化的工作，占用工作时间并且内容失真。

一名主管领导，假设管理10名下属，看每个下属的日志需要两分钟，那他每天就需要20分钟来批阅下属的日志。

日志里大部分内容主管是了解的，其中还夹杂着很多失真信息，那这份工作日志还值得看吗？

所以，在实际执行过程中，就造成了员工不爱写，领导不爱看的局面，工作日志失去了本来的意义。

一切向“作战”靠拢，所有形式主义的不增值管理都应该消亡。——任正非

知乎上有个问题：如何应对桀骜不驯的优秀应届生？

大意就是公司有个应届生技术水平很高，堪比孙悟空，也和孙悟空一样不好管，不加班，三天的活儿一天就干完了，后面就刷微博不接受任务了。

对此罗永浩分享过当时锤子科技视觉总监-罗子雄的一个回答：

你愿意让一个废物或平庸的人3天写一个平庸的程序，满是Bug；还是愿意要高手1天搞定一个没Bug的程序，剩下两天刷微博？——罗子雄

海尔推行日清工作法的口号是“练为战，不为看”，一切服从于效果。

我们看一个人的工作好坏要用结果衡量而不是用时间。

领导要有效管理员工，建议以结果为导向，过程给予员工充分的自由度，引导员工注重过程管控。

对于工作安排，我们可以借鉴项目管理中的计划管理方式，将计划分解到最小交付成果，这样既能够把控细节，又能实现有效监控，降低失败风险。

为什么是按最小交付成果来细分计划，而不是按天分解？

目标管理有个SMART原则，也就是一项任务或活动，应该是S-具体的、M-可衡量的、A-可实现的、R-相关联的、T-有时限的，最小交付成果可以保证工作是可检查衡量的。

我曾经与我的老领导相处和谐，他交给我一项任务，就会告诉我什么时候完成，同时，分解成几个步骤，比如要完成一份产品规划PPT，一天交框架思路，三天交初稿，5天交终稿。定好分解计划之后，我只需要在规定时间内提交结果，他也不会干涉我每天的工作安排，这让我很是感激。

他说：“只要你能在相应时间内满足我的需求，你自己的时间可以自由安排。”

后来，我接受一项工作也会主动分解计划，然后向他说明细分活动的节点，也算是彼此的默契。

你是否遇到过有同事跟你交代一件任务，然后每天都问进展？工作一多，你可能就会觉得不胜其烦。

我曾经有个同事在跟进任务方面备受好评，他会与人约定好截止日期，然后在过程中尽量少打扰对方，一般会在中期询问一次进度，并沟通是否有什么困难或资源需求。在截止日期前两天，他会再次沟通任务进展是否顺利，能否按期交付。

两次恰到好处的提醒，执行人不会觉得厌烦，交办人也能及时发现风险，做好应对措施，这才是双赢。

除此之外，管理者在交办任务时，就算没有严格的时间要求，也应该与员工沟通，令其给出交付时间。

曾经有个统计，英国医疗行业病人爽约造成的浪费每月大约有8亿英镑，约合10亿美元。有人在海滩做了一个关于承诺的实验：如果实验者请求别人照看自己的私人物品，并得到了对方口头承诺，那20个人中有19人会对盗窃物品的行为进行阻止。可如果没有请求，对方也没有承诺，那么20个人中只有4人会对盗窃行为进行阻止。

这个实验迁移到医疗行业，如果有病人预约，约好了日期和时间之后，工作人员会请他们马上复述这些预约细节，然后再挂上电话。之后再统计，爽约率降低了3%。

乍一看3%的效果并不明显，但如果按照10亿美元基数进行计算，3%就是3000万美元，这可不是一笔小数目，而且这种方法没有增加成本。

在工作中，领导下达任务，尤其对于新人，经常会要求他们复述一下任务要求，这样既可以保证承接人明白任务目标，同时也让他们对完成任务做出了承诺。

回到员工填写日志的问题，如何既发挥日志的作用又不被日志所累？

其实，日志只是时间管理的一种工具，要想获得更好的效果，就需要配合其它方法，简化日志工作。

这里有一套经过验证的任务推进方法，我把它总结为：由预设结果倒排计划，每日事项清单化，日志复盘再循环。

1）由预设结果倒排计划

要想让领导放手就应该先让领导放心，也就是说我们承接一项任务，需要给领导安全感。而安全感来源于确定性，未来是清晰明确的，那自然就没什么可担心的。

在上述领导管理员工方面，我提到领导要抓结果，如果任务复杂，则进行计划细分，这其中细分计划也是员工要掌握的工作方法。

在咨询行业，细分计划一般采用从成果倒推的方法，也就是“输出驱动”。在着手工作前，你要先勾勒出预期结果的大致构成，然后根据预期结果倒排计划。

比如，领导要求做一份关于牙膏的市场调研报告，如果我们拿来就做，看市场优秀竞品，搜集网络信息，那报告很有可能得不出有效结论。

我们可以先想象一下预期结果框架是什么，需要有用户画像、公司牙膏的销售情况、市场行业趋势、竞品价位及优劣势、用户选择影响因素等等。这样一来，我们就可以根据预期成果排出计划，避免遗漏，而且会发现某些细分活动可以同时进行，提高效率。

你可以跟领导回复：

我沟通市场中心本周三之前将公司客户人群特点、现有牙膏的销售情况整理出来，同时，我将调研市场行业趋势、竞品信息，周四之前根据信息编制《市场调研问卷》，周五下发问卷以确定用户选择偏好。预计周五下班前我可以整理报告初稿，下周二完成最终版。

这就是确定性，领导明白了你的工作安排之后就可以踏实等结果了。

2）每日事项清单化

不少人在讲到时间管理时，会推荐任务区分四象限法，也就是将任务从重要、不重要、紧急、不紧急四个维度进行分级，重要且紧急的先做，不重要不紧急的任务放最后。

这样做虽好，但管理成本很高，据我了解，我的同事、朋友要么不用，要么是用几天就放弃了。

对于每日计划，首先要做到简单易行，可以用Excel表格，将每天要做的工作简单罗列出来，不遗漏即可。

每日计划示例

Excel表格模板可以参照：

高效秘技！用EXCEL制作导航页和日志表管理日常工作

那我们要从哪项任务开始？

《吃掉那只青蛙》一书中讲到，如果你每天早上醒来做的第一件事情是吃掉一只活青蛙，你就会欣喜地发现，这一天接下来的时间里，将没有什么比这个更糟糕的了。

“青蛙”就是我们一天要完成的任务，吃青蛙定律：先吃更丑的，也就是说我们找到一天当中最艰巨同时最重要的任务，然后立即着手去做。当你成功吃掉这只青蛙之后，其它的工作就会相对轻松许多。

推进任务进行的过程，尽量在处理一项任务之后再开始下一项。因为，人的大脑是不适合“多任务处理”的，当你在做一件事的时候，它就占据着你的大脑内存。

假设让你记忆一组9位数字，只能记到脑子中，早上将数字给到你，要求到了晚上复述出来。那你的大脑会怎样？你会在一天的时间里反复去回想这组数字，占用大脑内存，这就是“低压力”状态。

如果我们的任务做到一半，就转而做别的了。那这项未完成任务，很有可能在后续的时间里反复跳进我们的大脑，令我们处于持续的低压力状态，导致工作效率降低。

所以，在推进每日工作方面，建议将工作任务清单化，先吃最丑的青蛙，任务一次性完成。

3）日志复盘再循环

在我们做好计划分解和每日清单之后，工作日志的工作就非常简单了，只需要对照一天的任务清单，就可以准确地填写日志。

那日志还只是形式主义吗？

不是的。可以说，工作日志（日报）是工作推进最重要的一环。

项目管理戴明环将一项任务分解为：计划(Plan)、实施(Do)、检查(Check)、处理(Act)。

要达到目标，并不是经过一次PDCA循环就能实现的，过程应该是由多个PDCA循环上升，一步步趋近目标。

为了保证我们的工作没有偏离目标，我们就要进行检查，检查每天的工作是否按预期完成。如果没有，现状与目标的差距在哪里？我们要采取什么样的改进处理方案才能纠正偏差？我们按照目标、现状、改进方案修正计划P，便可以进入新一轮PDCA循环，从而一步步趋近目标。

楼主小结：

工作日志/日报可以作为员工复盘的好工具，但不可成为员工负累。

管理者应把重点放在对目标结果的管理上，在过程中给出充分的自由度，而不是依靠日志来衡量员工工作量。

员工对于任务的执行可以由预设结果倒排计划给领导安全感，每日事项清单化按“吃青蛙原则”进行推进。工作日志作为每天工作复盘，用以找出与目标差异，修订计划进入PDCA再循环，以此实现“日清日高”的目标。

我是董楼主，一个职场江湖说书人，如果这篇文章对你有用，欢迎点赞留言，谢谢。

参考资料：

《细节：如何轻松影响他人》，史蒂夫·马丁 / 诺厄·戈尔茨坦 / 罗伯特·西奥迪尼

《靠谱》，大石哲之

《吃掉那只青蛙》，博恩·崔西